Pytanie postawione w tytule sam uważam za źle postawione. Uważam, że pracodawca nie powinien w ogóle gromadzić danych osobowych członków rodzin pracowników. Wtedy nie będzie miał problemu, czy musi doręczać im informacje stosownie do art. 14 RODO.
Mam świadomość, że powyższe nie zawsze będzie rozwiązaniem praktycznym. Ponadto problem przetwarzania danych członków rodzin może zaistnieć w innych sytuacjach, a nie tylko na gruncie funkcjonowania ZFŚS (gdzie to małżonek zazwyczaj będzie zainteresowany otrzymaniem świadczenia).
Uważam, że w niektórych przypadkach uzyskanie (i dodanie do zbioru) danych kontaktowych może stanowić większe naruszenie prywatności, niż sam fakt przetwarzania danych bez danych kontaktowych. Stąd podmiot zbierający dane „wspólne” dla kilku osób od jednej z nich powinien szczególnie mocno rozważyć, jakie dane tych innych osób są mu potrzebne, i ograniczyć się do nich. Jeżeli jedynym celem pobrania danych kontaktowych miałoby być zrealizowanie obowiązku z art. 14 RODO, to możliwe że dane kontaktowe nie są w istocie niezbędne, i w ogóle nie powinny być zbierane. Z drugiej strony nie można dopuścić do obchodzenia prawa przez „samoograniczanie” się administratorów na zasadzie „będę przetwarzał dużo innych danych osobowych danej osoby, ale bez jej danych kontaktowych, to nie będę musiał jej o tym informować”. W takim przypadku należy się zastanowić, w jakim celu dane te w ogóle są przetwarzane, i czy na pewno powinny być przetwarzane.