Każdemu, kto stara się o świadczenie z ZFŚS pracodawca powinien udzielić pouczeń, o których mówi art. 13 RODO. Moim zdaniem pracodawca powinien też odebrać zgodę, bo to ona stanowi podstawę do przetwarzania danych pracowników.
Uważam, że nie zachodzi przypadek realizacji przez pracodawcę obowiązku wynikającego z przepisów prawa jako podstawy przetwarzania danych pracowników, bowiem pracownik nie ma obowiązku podania swoich danych. Jeżeli pracownik tego nie uczyni, nie naruszy prawa. Po prostu nie weźmie udziału w podziale środków z ZFŚS, względnie weźmie na mniej korzystnych warunkach (to np. gdy regulamin stanowi, że przy braku danych co do dochodów członków rodziny pracownika tzw. „gruszowe” wypłaca się w najniższej wysokości).
Dane przekazane przez pracowników nie powinny być wykorzystywane do innych celów niż przyznanie świadczenia z ZFŚS. I odwrotnie – przy przyznawaniu świadczeń nie powinny być wykorzystywane dane przekazane w związku z innymi sprawami pracownika. W efekcie pracodawca nie powinien „z urzędu” przekazywać komisji danych o zarobkach pracownika (które siłą rzeczy ma), czy o posiadanych przez niego dzieciach (które mógł uzyskać wcześniej np. w związku z udzieleniem urlopu macierzyńskiego czy okolicznościowego).
Problematyczne jest wskazanie okresu, przez który pracodawca może przechowywać te dane. Mogą one być potrzebne do obrony przed zarzutami nieprawidłowej wypłaty świadczeń. Należy więc przyjąć co najmniej 3 lata, a najlepiej 10 lat. Uważam, że pracodawca powinien w regulaminie określić, jak długo planuje przechowywać te dane, i udzielać pracownikom stosownej informacji przy składaniu wniosku.