Zgodnie z art. 8 ust. 1 Ustawy o ZFŚS „Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu”. Szczegółowe zasady określa pracodawca w regulaminie.
Najczęściej środki dzieliła komisja z udziałem przedstawicieli pracodawcy, pracowników i związków zawodowych. Wymagane były bardzo wrażliwe dane dotyczące pracowników – liczba i wiek członków rodziny, o pozostawaniu lub nie w związku małżeńskim oraz osiąganego przez innych członków rodziny dochodu. Czasami do komisji trafiały dane dotyczące stanu zdrowia, niepełnosprawności, kontynuowania nauki itp. samego pracownika i członków jego rodziny, a zdarzało się że pracodawca żądał okazania PITów. To wszystko są dane osobowe, a zatem cała ta praktyka musi być obecnie zweryfikowana pod kątem zgodności z RODO.